«ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ, МЕТОДИЧЕСКИЕ И ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ АСПЕКТЫ». КРУГЛЫЙ СТОЛ В МОСКВЕ 12 апреля 2022 г.

Автор: ВЕСТНИК АРХИВИСТА | 19 Апреля 2022

12 апреля 2022 года ВНИИДАД был организован Круглый стол «Экспертиза ценности документов: теоретические, методические и организационные аспекты». Мероприятие прошло в очном формате с использованием средств видеоконференцсвязи.

В работе Круглого стола приняли участие представители Росархива, ВНИИДАД, ГА РФ, РГАКФД, РГАЭ, РГАНТД, ЦГАМО, Главархива Московской области, Комитета по делам архивов Нижегородской области, Управления по делам архивов Правительства Ярославской области, Архивного комитета Санкт-Петербурга, Московского областного архивного центра, Государственного архива Новосибирской области, Государственного архива Томской области, Федеральной таможенной службы, ФНЦГ им. Ф.Ф. Эрисмана и др.

Модераторами выступили заместитель директора ВНИИДАД Е.А. Романова и заведующий отделом архивоведения Л.П. Афанасьева. Среди участников дискуссий – В.П. Козлов, Б.В. Альбрехт, Е.А. Козлова, Р.М. Моисеева и другие специалисты.

На Круглом столе обсуждались следующие вопросы:

- принципы и критерии отнесения организаций и граждан к источникам комплектования архива, формирование и ведение списков источников комплектования архивов;

- выборочная форма приема документов (групповая, повидовая): ее преимущества и недостатки, методическое обеспечение и организационные аспекты;

- «превентивная» экспертиза ценности: подходы и методы установления сроков хранения в типовых и ведомственных перечнях;

- отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК»): ее роль, значение, преимущества и проблемы практического применения;

- возможности, риски и перспективы использования новейших информационных технологий, в том числе элементов искусственного интеллекта, при проведении экспертизы ценности документов;

- система критериев экспертизы ценности документов, их полнота и актуальность на современном этапе, в том числе в отношении документов общественных объединений, документов по личному составу, документов личного происхождения, научно-технической документации и аудиовизуальных документов, электронных документов и гибридных дел;

- роль экспертов в применении критериев экспертизы ценности относительно конкретных документов;

- организация взаимодействия между архивами и организациями – источниками комплектования, между структурными подразделениями.

Во вступительном слове Е.А. Романова обозначила актуальность и важность темы, предложенной к обсуждению на Круглом столе, поблагодарила коллег за внимание к данному мероприятию. Было подчеркнуто, что формат Круглого стола предполагает свободный обмен мнениями и опытом, а также широкую дискуссию, которая поможет более четко сформулировать актуальные задачи, стоящие перед архивным сообществом, и наметить возможные пути их решения. В целом сформировавшись к концу ХХ века, в настоящее время теория и практика экспертизы ценности нуждается в дальнейшем развитии с учетом широкого распространения электронных документов и данных, новых возможностей использования информационных технологий, назревшей необходимости решения нормативно-правовых вопросов комплектования архивов. Экспертиза ценности осуществляется на различных этапах работы с документами, при этом ее целями являются установление сроков хранение документов и отбор части из них на постоянное хранение. На практике архивисты опираются на перечни документов с указанием сроков их хранения, разработка которых требует применения специальной методики.

Л.П. Афанасьева в своем выступлении обозначила этапы развития системы перечней документов с указанием сроков хранения, отметив, что разработка перечней связана с развитием теории экспертизы ценности и комплектования архивов. При разработке перечней складывается особая методика т.н. «превентивной» экспертизы ценности, в ходе которой анализируются виды документов и совокупность факторов, влияющих на установление сроков хранения документов. При этом осуществляется функциональный анализ, анализ нормативных правовых актов и стандартов о документообразовании, а не конкретные документы. С.М. Чухрай (Росархив) в своем выступлении дала обзор ведущейся в настоящее время работы по обновлению и дополнению системы ведомственных перечней. К настоящему моменту ЦЭПК при Росархиве согласованы 56 схем построения и 10 перечней, а 11 перечней находятся на рассмотрении.

Вопросы, связанные с проведением экспертизы ценности на стадии делопроизводства, а также с особенностями применения этого термина в международных стандартах, были раскрыты в выступлении А.Г. Бороздиной (ВНИИДАД). В.А. Еремченко (ВНИИДАД) представил свою позицию по вопросу видовой классификации документов, появления новых видов документов и установления сроков их хранения.

В рамках развернувшейся полемики Н.В. Артамонова (ГА РФ) отметила важность отметки ЭПК в перечнях, поскольку это дает возможность архивистам отобрать на постоянное хранение ценные документы, в том числе выявленные в составе переписки доклады, отчеты, обзоры и др. Участники дискуссии отметили как проблему недостаточно четко прописанные функции и полномочия структурных подразделений ФОИВ, осуществление одной и той же функции несколькими структурными подразделения одновременно, что влияет на качество номенклатур дел. Была затронута тема анализа востребованности уже имеющихся на хранении архивных фондов и высказано общее мнение о том, что она не должна служить критерием для отбора документов на постоянное хранение.

Б.В. Альбрехт (ВНИИДАД) представил точку зрения о неизменности сложившихся в отечественном архивоведении критериев экспертизы ценности, в том числе электронных документов. При этом он считает необходимым пересмотреть термины, отраженные в законодательстве, характеризуя их как устаревшие.

В выступлении И.Б. Ильиной (ВНИИДАД) освещались возможности применения искусственного интеллекта в архивной отрасли. Своим опытом использования технологий искусственного интеллекта в архивной работе поделились коллеги из ГА РФ. Участниками была высказано мнение, что применение искусственного интеллекта может дать полезные инструменты для работы с большими объемами информации, однако никогда не заменит собственно экспертную оценку документов для их отбора на постоянное хранение.

В.П. Козлов (РГГУ, ВНИИДАД) в своем выступлении указал на имеющиеся пробелы в законодательстве, негативно влияющие на качество формирования Архивного фонда Российской Федерации. Была отмечена необходимость изучения имеющихся организационно-правовых форм организаций и решения вопроса об отражении их деятельности в Архивном фонде страны. Поднята проблема сохранения документации иностранных организаций, прекративших в последние месяцы свою деятельность на территории Российской Федерации. По мнению В.П. Козлова, теоретические вопросы важны, но в сложившихся условиях необходимо решать в первую очередь организационные вопросы, и для этого нужны изменения на законодательном уровне. Он подчеркнул важность сохранения как можно большего количества документов, образующихся в государственных и муниципальных организациях, поскольку наша эпоха заслуживает достойного отражения в составе АФ РФ. Таким образом, задача архивов в области комплектования, по мнению В.П. Козлова, заключается в том, чтобы по возможности «брать все», а среди критериев экспертизы ценности документов учитывать принцип максимального охвата и сохранности.

В последующей дискуссии В.Н. Еремченко поддержал позицию В.П. Козлова, и указал на то, что выборочная форма приема документов практически не применяется в современных условиях. Эта точка зрения не была поддержана участниками Круглого стола. Е.А. Кузавкова (Главархив Московской области) и Криницына Е.К. (Комитет по делам архивов Нижегородской области) поделились своим опытом организации выборочного приема документов.

О.Л. Чернобай (Государственный архив Новосибирской области) отметила важность и актуальность для сибирских архивистов поднятой на Круглом столе темы, обсудила с коллегами дискуссионные организационно-практические вопросам экспертизы ценности документов, подчеркнула особенности экспертизы ценности документов личного происхождения.

В выступлении Е.В. Волковой (РГАКФД) были поставлены вопросы об организации приема на хранение и дальнейшем обеспечении сохранности электронных аудиовизуальных документов, которые отличаются часто большими объемами. Представлены организационно-методические разработки РГАКФД в этой сфере. Затронут вопрос форматов и качества принимаемых на хранение документов, названы применяемые в архиве критерии экспертизы ценности аудиовизуальных документов. Представители РГАКФД Р.М. Моисеева и С.В. Переходов дополнили и прокомментировали выступление своей коллеги.

А.Н. Когтев (ЦГАМО) рассказал о трудностях, возникающих при получении научно-технической документации (НТД) от фондообразователей, связанных в том числе с недостаточным уровнем квалификации работников организаций и проводимой архивом работе с источниками комплектования. При этом была отмечена и недостаточность специальных знаний у сотрудников архива, в связи с чем архив стремится привлекать в работу экспертных комиссий практиков из числа специалистов организаций. А.Н. Когтев отметил возросший интерес к градостроительной документации среди пользователей и важность в связи с этим качественного комплектования НТД. Среди особенностей критериев экспертизы ценности отмечалась необходимость учитывать длительную практическую значимость НТД, в том числе при отборе ее на постоянное хранение. Дополнили выступление коллеги представители Главархива Московской области Е.А. Кузавкова и Ю.А. Дорошенко.

О.В. Олейников (ГА РФ) в своем выступлении затронул тему «гибридных» дел и поделился опытом ГА РФ по организации экспертизы ценности электронных документов и организации приема на хранение единиц хранения, включающих как бумажные, так и электронные документы.

О.И. Парфенова (ГА РФ) рассказала об организации тесного взаимодействия ГА РФ с источниками комплектования архива, о подходах к формированию списка источников комплектования, о возникающих в ходе взаимодействия проблемах. О.А. Данилина, О.И. Парфенова дополнили выступление коллеги примерами из личной практики.

Тематика Круглого стола вызвала большой интерес среди участников. Было высказано общее мнение о необходимости развития такого формата профессионального общения в дальнейшем, как по отдельным вопросам экспертизы ценности документов, так и по другим архивоведческим и документоведческим проблемам.

Был сделан общий вывод о необходимости дальнейшего развития теории, методики и практики экспертизы ценности документов в условиях распространения электронных документов, не только управленческих, но также НТД, аудиовизуальных документов, документов личного происхождения. Развитие информационных технологий предлагает новые инструменты, применимые в архивном деле. В частности, использование технологий искусственного интеллекта очень перспективно в условиях работы с большими объемами информации, однако никогда не заменит собственно экспертную оценку документов для их отбора на постоянное хранение. При этом решение вопросов системного, научно обоснованного комплектования Архивного фонда Российской Федерации требует дальнейшего развития законодательной базы.

Источник: https://vniidad.ru/news/2142/