Искусственный интеллект в архивном деле: нормативное регулирование и формирование кадрового состава

Печать PDF

Научная статья / Scientific article

УДК 930.25+004.8+004.91

DOI 10.28995/2073-0101-2022-2-623-639

Лобачёв, С. Л., Карпычева, Е. В.

Российский университет транспорта РУТ (МИИТ), г. Москва, Российская Федерация

Искусственный интеллект в архивном деле: нормативное регулирование и формирование кадрового состава

Sergey L. Lobachev, Elena V. Karpycheva,

Russian University of Transport RUT (MIIT), Moscow, Russian Federation

Artificial Intelligence in Archiving: Statutory Regulation and Personnel Formation

Аннотация

В статье исследуются проблемы цифровизации в деятельности архивной сферы, нормативного регулирования процедур применения технологий искусственного интеллекта (ИИ). Авторами предпринята попытка системного подхода в использовании ИИ в работе архивных учреждений с учетом процессов, происходящих в рамках цифровизации экономики Российской Федерации. Целью исследования является анализ опыта использования технологий, искусственного интеллекта в архивном деле, нормативно-методического регулирования данной сферы. Авторы выявляют тенденции применения технологий искусственного интеллекта, отражающиеся в подготовке проектов стандартов (Искусственный интеллект. Технологии искусственного интеллекта, используемые в деятельности федеральных органов исполнительной власти. Классификация и общие требования). В статье освещена проблема компетентностного подхода в подготовке кадров, в том числе и архивистов, в русле современных тенденций цифровизации всех документированных сфер деятельности. Выявлена оценка соответствия требований локальных нормативных актов и методических документов, заложенных в действующих профессиональных стандартах, предъявляемых к архивистам. Уделено внимание организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, взаимосвязи данных процессов с цифровой трансформацией документированных сфер деятельности организации, организацией хранения документов в оперативном делопроизводстве, формированием фонда пользования электронных копий документов и формированием электронного архива организации, организацией передачи электронных архивных документов на государственное постоянное хранение, организацией работы с электронными документами в государственном архиве, планированием и построением процессов архивного хранения, учета и использования документов временного и постоянного хранения, регулированием и контролем федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных, созданием единой системы архивного хранения документов, внедрением системы электронного архива: комплектование, учет, экспертиза ценности, использование архивных документов. Авторами определены три задачи, требующие решения в рамках создания архивов будущего, основанных на широком использовании ИИ и определения основных стандартов для использования в работе архивов, решение которых требует подготовки кадров, способных освоить и использовать технологии ИИ в практической работе архивиста.

Abstract

The article studies issues of digitalization of archiving and statutory regulation of procedures for using artificial intelligence technologies in this field of activity. The authors have attempted a systematic approach to the problem of using AI in the work of archives, taking into account the processes taking place within the framework of digitalization of the economy of the Russian Federation. The study is to analyze the experience of using artificial intelligence technologies in archiving and statutory and methodological regulation of this sphere. The authors identify trends in the use of artificial intelligence technologies, as reflected in the preparation of draft standards (Artificial Intelligence. Artificial intelligence technologies used in activities of federal executive authorities. Classification and general requirements). The article touches upon development of competence-based approach in training of personnel, including archivists, in line with current trends of digitalization of all documented spheres of state activity. The article assesses compliance of local regulations with requirements of current professional standards. It addresses organization of storage, acquisition, and accounting of use of archival documents in correlation with digitalization of documented spheres of organizations’ activities; organization of document storage in operational records management; formation of fonds for use of electronic copies of documents; formation of electronic archives of organizations; transfer of electronic archival documents to state permanent storage; organization of work with electronic documents in state archives; planning and construction of archival storage processes; accounting and use of documents of temporary and permanent storage; regulation and control of federal and regional state information systems, registers, and databases; creation of a unified system of archival storage of documents; introduction of an electronic archive system (acquisition, accounting, examination of value, use of archival documents). The authors have identified three tasks that need to be solved within the framework of creating archives of tomorrow, based on widespread use of AI and on determination of main standards to use in the work of archives, the solution of which requires training of personnel capable of mastering and using AI technologies in archivist’s practical work.

Ключевые слова

Архив, электронный архив, оперативный электронный архив, фонд пользования электронных копий документов, искусственный интеллект, технологии искусственного интеллекта, электронный документооборот, электронный документ.

Keywords

Archive, electronic archive, operational electronic archive, fond for use of electronic copies of documents, artificial intelligence, artificial intelligence technologies, electronic document management, electronic document.

Возможность создания искусственного интеллекта (ИИ) и его роль в обществе и экономике имеют многовековую историю. Однако, только после появления компьютеров во второй половине XX века, оформилось соответствующее научное направление, а в конце XX века вопросы создания ИИ приобрели практическую направленность, следствием чего обозначился вопрос о его месте в условиях цифровизации экономики в целом и конкретных областях деятельности человека, в частности. Практически одновременно в различных странах появляются организации, имеющие своей целью реализацию технологий ИИ, внедрение их в повседневную практику, подготовку кадров, способных обеспечить грамотную эксплуатацию принципиально новых инструментов. В 1988 г. в нашей стране создается АИИ - Ассоциация искусственного интеллекта, ее центры сегодня работают в Москве, Санкт-Петербурге, Переславле-Залесском, Новосибирске. Президент ассоциации Д. А. Поспелов.

В 1988 г. в Германии был создан и успешно развивается немецкий исследовательский центр искусственного интеллекта (DFKI), который является одним из крупнейших в мире исследовательских институтов по созданию программных технологий, основанных на методах искусственного интеллекта (ИИ). Существенное место в его работе занимают разработки, направленные на подготовку специалистов, способных обеспечить внедрение технологий ИИ. Дальнейшее развитие этого направления привело к тому, что консорциум университетов региона Штутгарт-Тюбинген объявил в 2016 г. об инициативе Cyber Valley, задача которой объединить промышленные и научные организации с целью ускорения развития и вывода на рынок технологий, основанных на использовании искусственного интеллекта.

России от 10 октября 2019 г. № 490 «О развитии искусственного С 2014-го по 2017 г. инвестиции в ИИ в мире выросли в три раза и составили $40 млрд., к 2024 г. составят почти $140 млрд. Россия не может не реагировать на этот процесс. Логичным шагом стал указ Президента интеллекта в Российской Федерации», в развитие указа принят Федеральный закон от 24 апреля 2020 г. № 123-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального регулирования в целях создания необходимых условий для разработки и внедрения технологий искусственного интеллекта в субъекте Российской Федерации – городе федерального значения Москве и внесении изменений в статьи 6 и 10 Федерального закона “О персональных данных”». Технологии ИИ используются в экономике, маркетинге и информационной безопасности, нашли применение в СЭД для формирования метаданных документов, их классификации, определения маршрутов и обработки статистики с целью оптимизации обработки документов. Вопросам внедрения ИИ в работу архивов уделяется существенное внимание.

Особенно важна задача подготовки кадров, способных освоить и использовать технологии ИИ в практической работе, что частично регламентируется в рамках программы, где присутствуют проекты стандартов по использованию ИИ в образовании. Однако, практическая реализация учебного процесса требует уже сегодня предпринять шаги, направленные на формирование кадров, способных освоить и использовать технологии ИИ в практической работе. Такими шагами представляются следующие:

вести подготовку будущих документоведов и архивистов с максимальным использованием электронного обучения и дистанционных образовательных технологий, включая облачные технологии и удаленный доступ к информационным ресурсам и инструментальным системам;

в самой системе обучения использовать элементы ИИ, что обеспечит погружение студента в информационную среду и преодоление психологического барьера при общении с ИИ (например, чат-ботов для консультирования, использование роботов присутствия и др.);

в процессе обучения использовать СЭД, с элементами ИИ (например, Directum), формируя навыки применения ИИ для решения практических профессиональных задач, а именно, автоматическую классификацию документов и регистрационных карточек, автоматическое определение исполнителя, проверка наличия обязательных реквизитов и т. д.;

обучение студентов базовым навыкам формирования оперативного электронного архива, фонда пользования электронных копий документов, организации проведения экспертизы ценности электронных документов, правилам и требованиям обеспечения сохранности электронного архива.

Согласно Национальной стратегии развития искусственного интеллекта на период до 2030 г. к 2024 г. в нашей стране планируется существенное увеличение числа специалистов, имеющих компетенции в области ИИ и в прикладных областях его использования, а к 2030 г. должны реализовываться образовательные программы мирового уровня для подготовки высококвалифицированных специалистов и руководителей в области ИИ. Технологии искусственного интеллекта (ИИ) активно внедряются в архивных учреждениях всех уровней (государственных, муниципальных, ведомственных). Доказательством тому служит деятельность Росархива по разработке нормативных и нормативно-методических документов, регулирующих и регламентирующих данные процессы по основным направлениям использования технологий, что существенным образом оказывает влияние на деятельность архивистов: комплектование архивов, проведение экспертизы ценности документов, учет архивных документов, создание научно-справочного аппарата, использование архивных документов.

Таким образом, на основании и с целью реализации и исполнения названных нормативных актов была разработана и введена в действие Ведомственная программа цифровой трансформации Федерального архивного агентства на 2021-2023 гг. (утверждена приказом Росархива от 18.12.2020 № 187 (в ред. от 22 января 2021 г. № 9). Утверждены Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденные приказом Росархива от 15.06.2020 № 70.

Действующие профессиональные стандарты предоставляют возможность для формирования профессиональных компетенций с целью освоения их в процессе обучения на уровне бакалавриата, в рамках определенного профиля, или по соответствующей магистерской программе. Вузы, имеющие право осуществления учебного процесса на основе самостоятельно разработанных образовательных стандартов (не противоречащих ФГОС), могут сформировать и включить в образовательные программы и рабочие программы дисциплин соответствующие внутренние компетенции, отражающие его специфику. Например, подготовка специалистов цифровой трансформации документированных сфер деятельности транспортных организаций и т. д. Однако следует признать, что широкомасштабное законодательное закрепление экспериментального правового режима позволит более рационально подойти к организации внедрения современных технологий, придаст дополнительный стимул для дальнейшей цифровизации архивной отрасли, повысит эффективность деятельности сотрудников в результате внедрения технологий искусственного интеллекта.

В ближайшее время перед архивистами встанет задача освоения значительного массива документов, создаваемых без участия человека, в информационных системах или автоматическими устройствами, образно говоря, «роботизированной» документации. Этим объясняется необходимость выделения задач, требующих решения в рамках создания архивов будущего, основанных на широком использовании ИИ, определения основных стандартов для использования в работе архивов. Рассмотренные вопросы и предложенные, пути решения опираются на многолетний опыт работы как с информационными системами, так и в области документоведения и архивоведения. Определение места ИИ в работе с архивами позволяет сконцентрировать внимание именно на реализации выделенных функций, что позволит переработать ожидаемое увеличение объемов документов, создаваемых информационными системами. Очевидно, что никакая информационная система и ИИ не в состоянии заменить человека, но и работать с информационными системами и ИИ должны специалисты, прошедшие соответствующую подготовку.

Список литературы

Автократов, В. Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. - М.: РГГУ, 2001. - 396 с.

Ларин, М. В., Суровцева, Н. Г. Некоторые теоретические вопросы архивного хранения электронных документов // Вестник архивиста. 2019. - № 3. - С. 809-824. doi 10.28995/2073-0101-2019-3-809-824

Левитин, К. Е., Поспелов, Д. А. Будущее искусственного интеллекта. Сборник / Ред.-сост. К. Е. Левитин, Д. А. Поспелов. - М.: Наука, 1991. - 302 с.

Лобачев С. Л. От информатизации к цифровизации через практику дистанционного обучения // Мягкие измерения и вычисления. – 2019. - № 10 (23). - С. 51-57.

Лобачев С. Л. Информационные технологии в подготовке специалистов ДОУ: опыт РУТ (МИИТ), история и ближайшие перспективы // Научный вестник Крыма. - 2019. - № 4 (22). - С. 19-25.

Миронова В. П., Лызлова А. С., Иванова Л. И. К вопросу об электронно-информационных формах сохранения, доступности и популяризации архивных материалов // Вестник архивиста. – 2021. - № 1. – С. 289-300. doi 10.28995/2073-0101-2021-1-289-300

Суровцева, Н. Г. Требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов: проблемы и решения // Вестник архивиста. – 2019. - № 1. - С. 102-113. doi 10.28995/2073-0101-2019-1-102-113

References

AVTOKRATOV, V. N. Teoreticheskie problemy otechestvennogo arkhivovedeniya [Theoretical problems of national archival science. In Russ.]. Moscow, RGGU publ., 2001, 396 p.

LARIN, M.V., SUROVTSEVA, N. G. Nekotorye teoreticheskie voprosy arkhivnogo khraneniya elektronnykh dokumentov [Some theoretical issues of archival storage of electronic documents. In Russ.]. IN: Vestnik arkhivista / Herald of an Archivist, 2019, no. 3, pp. 809-824. doi 10.28995/2073-0101-2019-3-809-824

LEVITIN, K. E. POSPELOV, D. A. (eds.-comp.). Budushchee iskusstvennogo intellect. Sbornik [The future of artificial intelligence. An anthology. In Russ.]. Moscow, Nauka publ., 1991, 302 p.

LOBACHEV, S. L. Ot informatizatsii k tsifrovizatsii cherez praktiku distantsionnogo obucheniya [From informatization to digitalization via practice of distance learning. In Russ.]. IN: Myagkie izmereniya i vychisleniya, 2019, no. 10 (23), pp. 51–57.

LOBACHEV, S. L. Informatsionnye tekhnologii v podgotovke spetsialistov DOU: opyt RUT (MIIT), istoriya i blizhaishie perspektivy [Information technologies in training of specialists in document support of management: Experience of the RUT(MIIT), history, and immediate prospects]. IN: Nauchnyi vestnik Kryma, 2019, no. 4(22). pp. 19-25.

MIRONOVA, V. P., LYZLOVA, A. S., IVANOVA, L. I. K voprosu ob elektronno-informatsionnykh formakh sokhraneniya, dostupnosti i populyarizatsii arkhivnykh materialov [Revisiting Digital Information Forms of Preservation, Availability, and Popularization of Archival Materials. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2021, no. 1, pp. 289-300. doi 10.28995/2073-0101-2021-1-289-300.

SUROVTSEVA, N. G. Trebovaniya k sistemam elektronnogo dokumentooborota i sistemam khraneniya elektronnykh dokumentov: problemy i resheniya [Requirements for electronic document management systems and electronic document storage systems: Problems and solutions. In Russ]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2019, no. 1, pp. 102-113. doi 10.28995/2073-0101-2019-1-102-113.

Сведения об авторах

Лобачёв Сергей Львович, доктор технических наук, профессор, Российский университет транспорта РУТ (МИИТ), кафедра информационных технологий в юридической деятельности и документационного обеспечения управления, заведующий кафедрой, г. Москва, Российская Федерация, 8-916-145-98-71, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Карпычева Елена Вячеславовна, кандидат исторических наук, доцент, Российский университет транспорта РУТ (МИИТ), кафедра информационных технологий в юридической деятельности и документационного обеспечения управления, доцент, г. Москва, Российская Федерация, +7-926-246-88-61, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

About the authors

Lobachev Sergei Lvovich, PhD in Technical Sciences, professor, Russian University of Transport RUT (MIIT), department of information technologies in legal services and documentation support of management, head of the department, Moscow, Russian Federation, +7-916-145-98-71, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Karpycheva Elena Vyacheslavovna, PhD in History, associate professor, Russian University of Transport RUT (MIIT), department of information technologies in legal services and documentation support of management, assistant professor, Moscow, Russian Federation, +7-926-246-88-61, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

В редакцию статья поступила 8.05.2021 г., опубликована (для цитирования):

Лобачёв, С. Л., Карпычева, Е. В. Искусственный интеллект в архивном деле: нормативное регулирование и формирование кадрового состава // Вестник архивиста. – 2022. - № 2. – С. 623-639. doi 10.28995/2073-0101-2022-2-623-639

Submitted 8.05.2021, published (for citation):

LOBACHEV, S. L., KARPYCHEVA, E. V. Iskusstvennyi intellekt v arkhivnom dele: normativnoe regulirovanie i formirovanie kadrovogo sostava [Artificial Intelligence in Archiving: Statutory Regulation and Personnel Formation. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2022, no. 2, pp. 623-639. doi 10.28995/2073-0101-2022-2-623-639

Полностью материал публикуется в российском историко-архивоведческом журнале ВЕСТНИК АРХИВИСТА. Ознакомьтесь с условиями подписки здесь.