Подлинник, подлинный и аутентичный документ: к вопросу о соотношении понятий

УДК 930.2

DOI 10.28995/2073-0101-2020-1-102-115

Н. Г. Суровцева

Российский государственный гуманитарный университет, г. Москва, Российская Федерация

Подлинник, подлинный и аутентичный документ: к вопросу о соотношении понятий

Nataliya G. Surovtseva

Russian State University for the Humanities, Moscow, Russian Federation

Original, Original Document and Authentic Document: Revisiting the Relationship of Concepts

Аннотация

Задачи передачи на архивное хранение электронных документов, созданных без предварительного документирования на бумажном носителе, в рамках традиционной методологии экспертизы ценности документов ставят перед архивистами задачу необходимости хранения подлинника электронного документа. Однако хранение в электронной среде подлинника документа, в значении первого и единственного экземпляра документа, принципиально невозможно. Целью статьи является обоснование методологического подхода для обеспечения хранения электронных документов, сформированного в международной практике. В статье рассматривается происхождение и развитие в национальных терминологических стандартах понятия «подлинник документа», как первый или единственный экземпляр документа. Автор обращает внимание, что данный термин вводился и использовался во взаимосвязи с термином «официальный документ». Он не носил универсального характера и должен был использоваться только в сфере управления. Наряду с ним использовалось понятие «подлинный документ», которое связано с возможностью авторской идентификации документа. В результате анализа автор приходит к выводу об утрате в современных условиях контекста использования понятия «подлинник документа», а, следовательно, о нецелесообразности его применения. В условиях применения информационных технологий целесообразно введение понятия «аутентичный документ». Этот термин получил распространение в последние годы в связи с изучением международных стандартов по управлению документами. Понятие «аутентичный документ» обычно переводится как «подлинный документ», однако эти понятия не являются полностью синонимичными. Аутентичность как свойство документа предполагает не только наличие сведений об авторе, времени и месте создания документа, но и необходимость их удостоверения соответствующим образом. Введение понятия «аутентичный документ» позволяет сформировать новую методологическую парадигму хранения электронных документов в доверенной среде с применением процедур миграции и конвертирования и создать правовые условия для использования электронных дубликатов документов на бумажном носителе.

Abstract

Within the framework of the traditional methodology of records appraisal, tasks of transferring digital records, created without prior paper documentation, to archival storage present archivists with a dilemma of storing an original of a digital record. However, in electronic environment storing the original as the first and only copy of the record is fundamentally impossible. The article strives to substantiate the methodological approach generated in international practice to ensure storage of digital records. The article considers the origin and development of the concept of “original” in national terminological standards, meaning first or only copy of a record. The author draws attention to the fact that this term was introduced and used in conjunction with the term “official record.” It was not universal in its nature, only to be used in the field of management. Concurrently, the term “original document” was used; this was associated with possibility of the author identifying the record. The analysis concludes that under modern conditions, the context for the term “original document” has been lost, and, therefore, its continued use is impracticable. Information technology induces to introduce the term “authentic document.” In recent years, it has been used due to studying international standards of records management. The concept of “authentic document” is usually translated as “original,” however, these concepts are not completely synonymous. Authenticity of a record implies not simply availability of information about its author, time and place of creation, but also a need to properly certify them. The introduction of the term “authentic record” allows to create a new methodological paradigm of storing digital records in a trusted execution environment, using migration and conversion procedures and creating legal conditions for usage of digital duplicates of paper records.

Ключевые слова

Подлинник, подлинный документ, электронный документ, аутентичный документ, долгосрочное хранение, архивное хранение.

Keywords

Original, original document, digital document, authentic document, long-term storage, archival storage.

Список литературы

Двоеносова, Г. А. Признаки, свойства и функции документа: опыт рационализации понятий // Вестник архивиста. - 2012. - № 4. - С. 128–140.

Елпатьевский, А. В., Ханпира, Э. И. О новом стандарте по архивной терминологии // Советские архивы. - 1984. - № 5. - С. 3–8.

Козлов, В. П. Документальная память в архивоведческом знании. - М.: Архив РАН; Древлехранилище, 2017. - 332 c.

Конявский, В. А., Гадасин, В. А. Основы понимания феномена электронного обмена информацией. - Минск: Беллитфонд, 2004. - 282 c.

Ларин, М. В., Рысков, О. И. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489–2001. Методическое пособие. - М.: ВНИИДАД, 2005. - 110 c.

Митяев, К. Г. История и организация делопроизводства в СССР. Учебное пособие. - М., 1959. - 359 c.

Янковая, В. Ф. Нормативное регулирование понятийного аппарата в сфере управления электронными документами // Отечественные архивы. - 2018. - № 2. - С. 23–30.

References

DVOENOSOVA, G.A. Priznaki, svoistva i funktsii dokumenata: opyt ratsionalizatsii ponyatii [Attributes, properties, and functions of document: Experience in rationalization of concepts. In Russ.]. IN: Vestnik archivista / Herald of an archivist, 2012, no. 4, pp. 128–140.

ELPAT'EVSKII, A. V., KHANPIRA, E. I. O novom standarte po arkhivnoi terminologii [On the new standard on archival terminology. In Russ.]. IN: Sovetskie arkhivy, 1984, no. 5, pp. 3–8.

KOZLOV, V. P. Dokumental'naya pamyat' v arkhivovedcheskom znanii [Documentary memory in archival knowledge. In Russ.]. Moscow, Arkhiv RAN; Drevlekhranilishche publ., 2017, 332 p.

KONYAVSKII, V. A., GADASIN, V. A. Osnovy ponimaniya fenomena elektronnogo obmena informatsiei [Fundamentals of understanding the phenomenon of digital information exchange. In Russ.]. Minsk, Bellitfond publ., 2004, 282 p.

LARIN, M. V., RYSKOV, O. I. Upravlenie dokumentami na osnove mezhdunarodnogo standarta ISO 15489–2001. Metodicheskoe posobie [Records management based on the international standard ISO 15489-2001: Guidance manual. In Russ.]. Moscow, VNIIDAD publ., 2005, 110 p.

MITYAEV, K. G. Istoriya i organizatsiya deloproizvodstva v SSSR. Uchebnoe posobie [History and organization of record keeping in the USSR: A study guide. In Russ.]. Moscow, 1959, 359 p.

YANKOVAYA, V. F. Normativnoe regulirovanie ponyatiinogo apparata v sfere upravleniya elektronnymi dokumentami [Normative regulation of the conceptual apparatus in the field of digital records management. In Russ.]. IN: Otechestvennye arkhivy, 2018, no. 2, pp. 23–30.

Сведения об авторах

Суровцева Наталия Геннадиевна, кандидат исторических наук, доцент, Российский государственный гуманитарный университет, кафедра автоматизированных систем документационного обеспечения управления, доцент, г. Москва, Российская Федерация, 8-916-020-21-65, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

About author

Surovtseva Nataliya Gennadievna, PhD in History, associate professor, Russian State University for the Humanities, department of automated record management systems, assiatant professor, +7-916-020-21-65, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

В редакцию статья поступила 22.06.2019 г., опубликована (для цитирования):

Суровцева, Н. Г. Подлинник, подлинный и аутентичный документ: к вопросу о соотношении понятий // Вестник архивиста. – 2020. - № 1. – С. 102-115. doi 10.28995/2073-0101-2020-1-102-115

Submitted 22.06.2019, published (for citation):

SUROVTSEVA, N. G. Podlinnik, podlinnyi i autentichnyi dokument: k voprosu o sootnoshenii ponyatii [Original, Original Document and Authentic Document: Revisiting the Relationship of Concepts. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2020, no. 1, pp. 102-115. doi 10.28995/2073-0101-2020-1-102-115